変更要約: Associate Google Workspace Administrator 第3章を新規作成(ドメイン3「ガバナンス/コンプライアンス」: データ保持と eDiscovery=Vault の保持ルール/ホールド(削除に優先)/検索・エクスポート、データ保護=DLP の検知・ブロック/データリージョン/信頼ルール/ラベル分類)。
3.1データ保持と eDiscovery(Vault)
Google Vault による保持ルール(一定期間データを保持/期限後に削除)、訴訟ホールド(特定ユーザーのデータを保全)、検索とエクスポートによる eDiscovery、そして保持と削除の優先関係(ホールドが削除に優先する)を理解します。
組織には、データを適切な期間だけ保持し、必要なら法的に取り出す責務があります。Google Workspace でこれを担うのが Google Vault です。データガバナンスの中心ツールです。
3.1.1保持ルールとホールド
保持ルール(retention rule) は、メールや Drive ファイルなどを「一定期間保持し、期限後に削除する」ことを定めます(組織全体や OU 単位)。一方 ホールド(hold・訴訟ホールド) は、訴訟や調査のために特定ユーザー/対象のデータを削除されないよう保全します。重要なのは優先関係で、ホールドは保持ルールの削除に優先 します(ホールド中はユーザーが消してもデータは保全される)。「期間で保持/削除=保持ルール」「調査のため確実に保全=ホールド(削除に優先)」と結びます。
3.1.2eDiscovery(検索とエクスポート)
eDiscovery は、保全したデータを条件(ユーザー・期間・キーワードなど)で 検索 し、証拠として エクスポート する一連の流れです。Vault でマター(案件)を作り、対象を検索し、必要なデータを書き出します。「過去のメール/ファイルを法的に検索・書き出し=Vault の eDiscovery」を押さえます。
「要件 → 手段」が頻出。例:「メールを2年保持し以後削除」=保持ルール、「訴訟に備え特定ユーザーのデータを確実に保全」=ホールド(削除に優先)、「過去データを条件検索して書き出す」=eDiscovery(検索/エクスポート)、「保持ルールがあってもホールドが勝つ」=ホールド優先。
混同に注意:
①保持ルール(期間で保持/削除)とホールド(保全)は別物で、ホールドが削除に優先する。
②eDiscovery は保全済みデータの検索/エクスポートであり、保全そのものはホールド/保持で行う。
③Vault はライセンス/エディションに依存する。
3.1.3この節のまとめ
- 保持ルール=一定期間保持し期限後に削除(組織/OU 単位)
- ホールド=調査/訴訟のためデータを保全し、保持ルールの削除に優先
- eDiscovery=条件で検索し証拠としてエクスポート(Vault のマター)
進捗の記録にはログインが必要です。
理解度チェック
(軽い確認用)Q1. メールを 2 年間保持し、その後は自動で削除したい。Vault で設定するのはどれですか?
Q2. 訴訟に備え、特定ユーザーのデータを削除されないよう確実に保全したい。使うのはどれですか?
Q3. 保持ルールとホールドが同時に存在するとき、データの扱いとして正しいものはどれですか?
Q4. 過去のメールやファイルを条件で検索し、証拠としてエクスポートしたい。使うのはどれですか?
Q5. eDiscovery について正しい説明はどれですか?
Q6. 保持ルールは通常どの単位で適用範囲を絞れますか?

